Je team betalen
Met freelancers of personeel in je team houdt Bookbaar de betaaladministratie op één plek: het contract legt de voorwaarden vast, je freelancers factureren je vanuit hun geregistreerde werk, en jij bewaart de records waar je boekhouder om vraagt. Bookbaar verplaatst nooit geld — je betaalt zoals je altijd deed, en legt het hier vast.
Leg de vergoeding vast
Stel voorwaarden voor wanneer je iemand voor je team uitnodigt, of op elk later moment via Studio → Team → Contracten: een uurtarief, een commissiepercentage, allebei (hybride) of een maandsalaris.
Voorwaarden gelden pas nadat het teamlid ze accepteert — de voorwaarden in een uitnodiging worden samen met de uitnodiging geaccepteerd, en een later voorstel wacht op hun akkoord. Een lopend contract kun je nooit eenzijdig wijzigen, en de tariefgeschiedenis blijft bewaard: werk wordt altijd gefactureerd tegen het tarief dat gold op de dag zelf.
Beoordeel binnenkomende facturen
Freelancers die per uur of op commissie werken, sturen je maandelijks een factuur opgebouwd uit hun geregistreerde uren en afgeronde diensten. Die vind je onder Studio → Team → Teamfacturen:
- Open hem voor de regels, btw en de periode — plus een waarschuwing als gefactureerde uren overlappen met goedgekeurde vrije dagen.
- Goedkeuren als hij klopt. Betaal daarna zoals je normaal betaalt (meestal een bankoverschrijving) en kies Markeer als betaald — de factuur is je belastingrecord; de betaling blijft in je eigen bankomgeving.
- Afwijzen als er iets niet klopt. De uren en boekingen van de freelancer komen weer vrij zodat die kan corrigeren en opnieuw versturen — bespreek samen het waarom.
Registreer salarissen
Werknemers in loondienst sturen je geen facturen — de loonadministratie loopt via je salarissoftware (Nmbrs, Loket, Employes…). Bookbaar bewaart alleen het maandrecord: tik onder Studio → Team → Teamfacturen op de +-knop, kies het teamlid en de maand — het bedrag wordt ingevuld vanuit hun contract — en sla op. Het record staat direct op goedgekeurd; markeer het als betaald zodra je loonrun is gedraaid.
Deze records zijn geen belastingfacturen en Bookbaar is geen salarisservice — loonheffing, pensioen en loonstroken blijven bij je salarissoftware.
Een registratie hoort bij een maand die het salariscontract van de medewerker dekt. Kies je een maand voordat het contract begon, of een maand waarin het contract geen salariscontract was, dan wordt de registratie niet opgeslagen en zegt het venster welke van de twee.
Het papierspoor
Elke factuur en elk salarisrecord bewaart een bevroren momentopname (namen, bedrijfsnummers, bedragen), zodat je bewaarplicht van 7 jaar intact blijft — ook als de professional later vertrekt of hun account verwijdert. Wil je boekhouder de cijfers? Exporteer teamfacturen en urenregistraties als CSV via de exportpagina.
Benieuwd hoe dit er voor je freelancer uitziet? Zie betaald krijgen voor je werk.