Je team uitnodigen
Werk je samen met anderen? Voeg ze toe, zodat elk een eigen agenda heeft en de boekingspagina weet wie wanneer beschikbaar is.
Een teamlid uitnodigen
- Open Team → Leden.
- Voeg een lid toe en vul hun e-mailadres in.
- Ze krijgen een uitnodiging per e-mail. Zodra ze die accepteren, verschijnen ze in je team met een eigen agenda.
Een uitnodiging is een e-mail van Bookbaar. Zonder abonnement kan dat pas als je je eigen e-mailadres hebt bevestigd, en een studio kan een beperkt aantal e-mails per uur versturen; bereik je dat, probeer het dan over een uur opnieuw.
Stel in wie wat doet
- Wijs leden toe aan de diensten die ze uitvoeren.
- Stel de werktijden van elk lid in, zodat de boekingspagina alleen tijden aanbiedt waarop ze echt beschikbaar zijn.
Iemand van de boekingspagina halen
Twee deuren, met verschillende gevolgen.
Deactiveren — voor iemand die weg is, of langere tijd afwezig. Dit annuleert al hun toekomstige afspraken en laat het de betreffende klanten weten. Wat die klanten al betaald hadden, wordt automatisch terugbetaald, en de factuur van wat nog openstond wordt geannuleerd — zodat niemand een betaallink houdt voor een afspraak die niet doorgaat. Het dossier, de historie en de diensten van het teamlid blijven bewaard, dus je kunt ze later terughalen.
Hoorde zo'n afspraak bij een bezoek met twee diensten, samen met een collega? Dan vervalt het hele bezoek — een half bezoek kun je niet leveren.
Verwijderen — om je teamlijst op te ruimen, niet om iemands werk af te ronden. Het haalt het teamlid definitief van je teampagina (hun eerdere werk blijft bewaard, dus je historie en rapportages kloppen nog steeds) en raakt afspraken helemaal niet aan. Hebben ze nog toekomstige afspraken, dan kun je ze nog niet verwijderen — je zou de persoon weghalen terwijl hun klanten nog boekingen met hen hebben. Deactiveer eerst: dat annuleert die afspraken netjes en betaalt terug wat al betaald was, en daarna lukt het verwijderen wel.
Onthoud de volgorde: deactiveren beëindigt de afspraken, verwijderen haalt de persoon weg. Voor iemand die vertrekt doe je meestal allebei, na elkaar. Een teamlid zonder toekomstige afspraken — of met alleen afspraken uit het verleden — kun je meteen verwijderen.
Korte afwezigheid? Deactiveer dan niet, maar boek verlof of haal hun uren voor die dagen weg. Deactiveren annuleert afspraken; verlof zorgt er alleen voor dat er geen nieuwe bijkomen.
Heel af en toe lukt een terugbetaling niet — een kaart die niet meer bestaat, een betaaldienst met een slechte dag. We zeggen dat dan, met hoeveel afspraken er nog staan, zodat je die via je boekingenpagina kunt afhandelen. Het teamlid blijft hoe dan ook gedeactiveerd, dus er komt intussen niets nieuws bij.
Rollen
Teamleden krijgen toegang tot de delen van het dashboard die ze voor hun werk nodig hebben. Jij blijft de eigenaar, met volledige controle over instellingen, betalingen en facturatie.