Terug naar hulp

Aan de slag met Bookbaar

Welkom. Dit is de korte versie van je studio live krijgen op Bookbaar. Het kost ongeveer een kwartier, en je kunt het in elke volgorde doen — je dashboard laat bovenaan zien wat er nog te doen is.

1. Maak je studio aan

Nadat je je hebt aangemeld, stel je je studio in. Eerst het land waar je bedrijf staat ingeschreven, want dat bepaalt welke bedrijfsnummers we vragen: in Nederland het KVK-nummer; in Italië de partita IVA, de codice fiscale en, voor een bedrijf, het numero REA (de codice fiscale van een bedrijf is meestal gelijk aan de partita IVA). Daarna de naam en het adres. Die nummers staan op elke factuur die je studio uitreikt, en het KVK-nummer of de partita IVA en het REA ook onderaan je minisite; de codice fiscale staat nooit op een openbare pagina.

Je eerste studio aanmaken is gratis: het abonnement is wat de site online zet, in stap 5. Voor een volgende studio heb je wel een actief abonnement nodig, en "actief" betekent dat je betaalmethode bevestigd is — alleen beginnen met afrekenen is niet genoeg. Ga je naar de abonnementspagina, kom je bij Mollie terecht en sluit je het tabblad? Er gaat niets verloren: ga terug naar Account → Abonnement en rond het af. Zie Je studio-abonnement beheren.

Het land in dat adres is meer dan een regel. Het bepaalt hoe bedragen, datums en tijden geschreven worden op alles waar het geld van je studio langskomt — te beginnen bij je vermelding op de Bookbaar-marktplaats, waar klanten je vinden nog voordat ze op je eigen pagina komen, en verder op je boekingspagina, je winkel, je bestellingen en je facturen, en ook je eigen dashboard, van de omzet in je agenda tot je cadeaubonnen, je kortingscodes, je spaarpunten-instellingen en de contracten van je team. Het loopt door tot in de accounts van je klanten: de beloning op een stempelkaart die ze bij jou spaarden, staat in jouw schrijfwijze — ook in een lijstje naast kaarten van studio's uit andere landen. Een klant die in het Engels leest, ziet de schrijfwijze van jouw land, niet die van ons. Je klant kiest de taal; jouw studio bepaalt de opmaak. Je vindt het onder Instellingen → Bedrijf, bij Bedrijfsregistratie, samen met de nummers die erbij horen: een land wordt alleen opgeslagen met de nummers van dat land, dus wie zijn studio naar Italië verhuist, vult eerst de partita IVA en de codice fiscale in. Ziet een bedrag eruit als €30.00 terwijl je € 30,00 verwachtte, dan is dat de instelling om te controleren.

Eén uitzondering, voor klanten die Italiaans lezen. Hoe getallen en datums geschreven worden, komt uit de internationale taalgegevens (CLDR). Die kennen geen Italiaanse variant voor Nederland en vallen terug op die van Italië. Wie in het Italiaans leest, ziet bedragen en datums dus altijd op z'n Italiaans (30,00 €, 9 mar 2026), ook bij een Nederlandse studio. De woorden zijn gewoon in de eigen taal en de bedragen kloppen; voor wie Nederlands of Engels leest, blijft het land van je studio gelden.

Het bepaalt ook hoe telefoonnummers gelezen worden. Op de boekingspagina van een Italiaanse studio kan een klant een Italiaans mobiel nummer in de lokale schrijfwijze invullen (333 123 4567) en wordt dat ook als zodanig herkend; eerder werd elk nummer in Bookbaar als Nederlands gelezen, dus een echt Italiaans mobiel nummer kwam terug als "ongeldig". Een nummer mét landcode (+39 …) werkte altijd al en werkt nog steeds.

Het zet ook jouw klok. De dagen in je agenda, je openingstijden en de tijden in je herinneringen volgen allemaal het land dat je kiest: een studio houdt de tijd van zijn eigen land aan. Je hoeft nooit een tijdzone te kiezen; het land kiezen ís dat kiezen.

Eén ding volgt dat bewust niet: wat jij aan ons betaalt. Je Bookbaar-abonnement en de bedragen op onze prijzenpagina staan in de Nederlandse schrijfwijze, want dat is het land van waaruit wij jou factureren — dezelfde regel, toegepast op wie er verkoopt.

2. Koppel je Mollie-account

Online betalingen lopen via je eigen Mollie-account — het geld komt rechtstreeks op je rekening, nooit via ons. Contant en betalen-in-de-studio werken zonder, dus je kunt al boekingen aannemen voordat dit klaar is.

→ Volledige stappen: Je Mollie-account koppelen

3. Voeg je diensten toe

Zet op wat je aanbiedt: een naam, hoe lang het duurt en de prijs. Wijs de teamleden toe die elke dienst kunnen doen.

→ Volledige stappen: Je diensten en prijzen toevoegen

4. Nodig je team uit

Werk je samen met anderen? Nodig ze uit via e-mail — elk boekbaar lid krijgt een eigen agenda en beschikbaarheid.

→ Volledige stappen: Je team uitnodigen

5. Publiceer je mini-website

Elke studio krijgt een boekings-minisite op een eigen webadres. Voeg een paar foto's en een korte "over ons"-tekst toe, bekijk hem met Bekijk voorbeeld, zet hem aan en deel de link. Voor het aanzetten heb je een abonnement nodig, en de eerste 30 dagen zijn gratis.

→ Volledige stappen: Je boekings-minisite publiceren

Een gepubliceerde pagina maakt je ook vindbaar voor AI-assistenten, zonder iets extra's in te stellen: Laat AI-assistenten je salon vinden en boeken.

6. Ga live

Zodra je diensten en beschikbaarheid staan, is je boekingspagina live. Deel hem waar je maar wilt — nieuwe boekingen komen binnen in je dashboard, en bevestigingen gaan automatisch de deur uit. Staat auto-goedkeuring uit, dan krijgt je team per openstaande boeking een e-mail met goedkeuren/afwijzen-links die je er direct naartoe brengen.

→ Voordat je deelt: Checklist om live te gaan

De taal waarin je klanten iets van je horen

Het adres van je studio bepaalt hoe dingen geschreven worden; een aparte instelling bepaalt in welke taal. Je vindt hem onder Instellingen → Meldingen, als Communicatietaal, en het is de taal van de berichten die Bookbaar namens jou naar je klanten stuurt. Je kiest uit Nederlands, English en Italiano.

Als je je studio aanmaakt, staat deze instelling op de taal waarin je dat deed: zet je je studio in het Engels op, dan horen je klanten in het Engels van je. Je kunt hem altijd wijzigen.

Zet hem op Engels en een boekingsbevestiging komt binnen als "Confirmation: Cut at Studio Vandaag" in plaats van "Bevestiging: …". Het is één instelling voor je hele studio; je kiest dus niet per klant.

Er is één uitzondering, en die valt in het voordeel van je klant. Een klant met een Bookbaar-account kan in zijn profiel zijn eigen taal kiezen, en heeft hij dat gedaan, dan wint die voor de berichten die hij ontvangt — dezelfde boeking, geschreven zoals díe persoon leest. Klanten die als gast boekten hebben geen account waarin zo'n voorkeur past, dus die krijgen de taal van je studio.

Nu gaat dit om elke e-mail die we versturen: bevestigingen, aanvragen, herinneringen, wijzigingen, annuleringen, goedkeuringen en afwijzingen, facturen en betaalbewijzen, het verzoek om een review na een bezoek, de uitnodigingen die je je team stuurt, en de meldingen die je zelf krijgt over lage voorraad of bijna leeg sms-tegoed.

Meldingen op de telefoon volgen hem ook. De melding die je team krijgt bij een nieuwe boeking, en die de klant krijgt de dag voor zijn afspraak of wanneer je die goedkeurt, afwijst of annuleert, zijn allemaal geschreven in de eigen taal van die persoon — dus één boeking kan een Engelslezende manager in het Engels en een Nederlandslezende collega in het Nederlands waarschuwen, op hetzelfde scherm. De tijden erin zijn de klok van jouw studio, niet die van de lezer.

En sms'jes ook, waarmee de set compleet is. Een bevestiging, een ontvangen aanvraag, een herinnering, een annulering en het "tijd voor je volgende afspraak" -berichtje zijn allemaal geschreven in de taal die die klant leest, met datum en tijd in de notatie van jouw studio en op de klok van jouw studio. Elk kanaal dat wij namens jou versturen volgt nu dezelfde regel.

Je sms-schakelaars doen nu ook echt iets. Onder Instellingen → Meldingen heeft elk soort sms — boeking, herinnering 24 uur vooraf, annulering, herboek-berichtje, verjaardag — een eigen schakelaar. Tot voor kort deden er drie niets: boekings-, herinnerings- en annuleringssms'jes gingen eruit of de schakelaar nu aan of uit stond, en elk kostte je een credit. Ze doen nu wat ze zeggen.

Goed om te weten als je dat scherm nooit hebt aangeraakt: annuleringssms'jes staan standaard uit. Wil je dat een klant een sms krijgt als zijn afspraak wordt geannuleerd, zet die dan aan. De annulerings-e-mail krijgt hij sowieso, en de melding in de app als hij die heeft — de schakelaar gaat alleen over de sms.

Je verjaardagsbericht is de ene sms die we niet vertalen, en dat is bewust: zodra jij hem hebt geschreven zijn het jouw woorden, en elke klant krijgt ze precies zoals jij ze schreef. Alleen de starttekst die we voorstellen volgt je communicatietaal. Gebruik je {studio} erin, dan vult die nu de naam van je studio in — tot voor kort werd hij letterlijk afgedrukt, dus als een klant ooit een verjaardagssms kreeg die eindigde op {studio}, dan is dat de reden, en het is verholpen.

Facturen zijn de ene uitzondering, en dat is bewust zo. Een factuur is geschreven in de taal van wie hem leest, maar de notatie — waar de komma staat, hoe de datum geordend is — blijft zoals op de dag dat hij is opgemaakt. Verhuis je je studio naar een ander land, dan lezen de facturen die je al verstuurd hebt precies zoals ze waren; een document hoort niet achteraf te veranderen. De betaallink en de factuurpagina in de e-mail openen in dezelfde taal als de e-mail.

Je studio runnen vanaf je telefoon

De pagina's die je dagelijks gebruikt — overzicht, boekingen, diensten — staan onderaan het scherm. De rest zit achter Meer, op dezelfde manier gegroepeerd als op een computer: je agenda, klanten, bestellingen, berichten, teamcontracten en facturen staan er allemaal. Niets in je dashboard is alleen op desktop te bereiken.

De setup-checklist op je dashboard houdt bij wat er nog open staat — en kom je er niet uit, mail ons gerust.

Je omzet lezen

Onder de checklist toont je dashboard één getal: Omzet · Deze maand, met daaronder de vorige maand ter vergelijking.

Het is het geld dat je boekingen daadwerkelijk hebben opgeleverd, gehaald uit je facturen en niet uit je afsprakenlijst. Dat verschil verklaart de drie dingen waar mensen meestal naar vragen:

• Een terugbetaling verlaagt het. Betaal je een boeking terug, dan heft de creditfactuur de factuur op en telt de boeking niet meer mee. Betaal je maar een deel terug — bijvoorbeeld omdat je annuleringskosten inhoudt — dan telt alleen het deel mee dat je hebt gehouden.
• Een onbetaalde factuur telt niet mee. Een boeking waarvoor nog niet betaald is, is geen omzet, hoe hij er in je agenda ook uitziet. Hij komt in dit getal op de dag dat hij betaald wordt.
• Een bezoek met meerdere diensten is één factuur. Markeer hem als betaald vanuit welke dienst dan ook en de hele factuur wordt als betaald vastgelegd, voor het factuurbedrag — niet alleen de dienst die je toevallig opende. Spaarpunten werken net zo: de klant spaart over het hele bezoek, één keer, zodra de laatste dienst is afgerond.
• Een terugbetaling telt in de maand waarin je het geld teruggaf, niet in de maand van de oorspronkelijke boeking. Dat is bewust: een afgesloten maand verandert daardoor niet meer, zodat je deze maand met vorige maand vergelijkt en beide vaststaan.

De maand loopt op de klok van jouw studio, in jouw tijdzone — niet de onze en niet die van je klant. Een betaling om half twaalf 's avonds op de laatste dag van de maand hoort bij die maand.

Verkopen uit je winkel zitten nog niet in dit getal; het gaat alleen over boekingen.