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Per iniziare con Bookbaar

Ti diamo il benvenuto. Questa è la versione breve per mettere online il tuo studio su Bookbaar. Ci vogliono circa quindici minuti, e puoi procedere nell'ordine che preferisci: la tua dashboard mostra in cima alla pagina cosa resta da completare.

1. Crea il tuo studio

Dopo la registrazione configuri il tuo studio. Prima il paese in cui è registrata la tua attività, perché decide quali numeri d'impresa ti chiediamo: in Italia la partita IVA, il codice fiscale e, per una società, il numero REA (il codice fiscale di una società di solito coincide con la partita IVA); nei Paesi Bassi il numero KVK. Poi nome e indirizzo. Questi numeri compaiono su ogni fattura emessa dal tuo studio, e la partita IVA e il REA anche in fondo al tuo minisito; il codice fiscale non compare mai su una pagina pubblica.

Creare il tuo primo studio è gratuito: è l'abbonamento a mettere online il suo sito, al passaggio 5. Per un altro studio serve invece un abbonamento attivo, e «attivo» significa che il metodo di pagamento è confermato: avviare il pagamento non basta. Se apri la pagina dei piani, arrivi su Mollie e chiudi la scheda, non perdi nulla: torna su Account → Abbonamento e completalo. Vedi Gestisci l'abbonamento del tuo studio.

Il paese in quell'indirizzo non serve solo a riempire una riga. Decide come vengono scritti prezzi, date e orari ovunque compaiano i soldi del tuo studio: a partire dalla tua scheda nel marketplace di Bookbaar, dove i clienti ti trovano prima ancora di arrivare alla tua pagina, e poi nella tua pagina di prenotazione, nel negozio, negli ordini e nelle fatture, e anche nella tua dashboard, dagli incassi del calendario ai buoni regalo, ai codici sconto, alle impostazioni fedeltà e ai contratti del team. Arriva anche negli account dei tuoi clienti: il premio di un carnet con i timbri raccolti nel tuo studio è scritto alla tua maniera, anche in un elenco accanto a carnet di studi di altri paesi. Lo trovi in Impostazioni → Attività, in Registrazione dell'attività, insieme ai numeri che ne dipendono: un paese si salva solo con i numeri di quel paese.

Un'eccezione per chi legge in italiano. Le convenzioni dei numeri e delle date arrivano dai dati internazionali sulle lingue (CLDR), che per l'italiano non hanno varianti per i Paesi Bassi e ripiegano su quelle dell'Italia. Chi legge in italiano vede quindi sempre importi e date all'italiana (30,00 €, 9 mar 2026), anche per uno studio nei Paesi Bassi. Le parole sono comunque nella sua lingua e gli importi restano esatti; per chi legge in olandese o in inglese continua a valere il paese dello studio.

Il paese decide anche come vengono letti i numeri di telefono. Nella pagina di prenotazione di uno studio italiano un cliente può scrivere un numero di cellulare italiano nella forma locale (333 123 4567) e viene accettato come tale; prima, ogni numero in Bookbaar veniva letto come olandese, e un vero cellulare italiano risultava «non valido». Un numero scritto con il prefisso internazionale (+39 …) ha sempre funzionato e funziona ancora.

Il paese imposta anche il tuo orologio. I giorni del calendario, gli orari di apertura e gli orari nei promemoria seguono tutti il paese che scegli: ogni studio segue l'ora del proprio paese. Non devi mai scegliere un fuso orario: scegliere il paese significa sceglierlo.

Una cosa invece volutamente non lo segue: ciò che paghi a noi. Il tuo abbonamento Bookbaar e i prezzi sulla nostra pagina dei prezzi seguono il paese da cui ti fatturiamo, i Paesi Bassi: la stessa regola, applicata a chi vende. (Con l'eccezione per l'italiano qui sopra: in italiano li vedi all'italiana.)

2. Collega il tuo account Mollie

I pagamenti online passano dal tuo account Mollie: i soldi vanno direttamente sul tuo conto, mai attraverso di noi. Contanti e pagamento in studio funzionano anche senza, quindi puoi iniziare a ricevere prenotazioni prima di averlo fatto.

→ Tutti i passaggi: Collega il tuo account Mollie

3. Aggiungi i tuoi servizi

Elenca ciò che offri: un nome, quanto dura e il prezzo. Assegna i membri del team che possono eseguire ciascun servizio.

→ Tutti i passaggi: Aggiungi i tuoi servizi e i prezzi

4. Invita il tuo team

Lavori con altre persone? Invitale via email: ogni membro prenotabile ha il proprio calendario e la propria disponibilità.

→ Tutti i passaggi: Invita il tuo team

5. Pubblica il tuo minisito

Ogni studio ha un minisito di prenotazione al proprio indirizzo web. Aggiungi qualche foto e un breve testo di presentazione, controllalo con Anteprima, poi attivalo e condividi il link. Per attivarlo serve un abbonamento, e i primi 30 giorni sono gratuiti.

→ Tutti i passaggi: Pubblica il tuo minisito di prenotazione

Una pagina pubblicata ti rende anche trovabile dagli assistenti AI, senza niente da configurare in più: Fatti trovare e prenotare dagli assistenti AI.

6. Vai online

Quando servizi e disponibilità sono impostati, la tua pagina di prenotazione è online. Condividila ovunque: le nuove prenotazioni arrivano nella tua dashboard e le conferme partono automaticamente. Se hai disattivato l'approvazione automatica, il tuo team riceve un'email per ogni prenotazione in attesa, con i link approva/rifiuta che con un clic ti portano direttamente alla prenotazione.

→ Prima di condividerla: Checklist prima di andare online

La lingua in cui parli ai tuoi clienti

L'indirizzo del tuo studio decide come vengono scritte le cose; un'impostazione separata decide in quale lingua. La trovi in Impostazioni → Notifiche, come Lingua di comunicazione: è la lingua dei messaggi che Bookbaar invia ai tuoi clienti per conto tuo. Puoi scegliere tra Nederlands, English e Italiano.

Quando crei il tuo studio, questa impostazione parte dalla lingua in cui l'hai creato: se hai configurato lo studio in italiano, i tuoi clienti ricevono messaggi in italiano. Puoi cambiarla in qualsiasi momento.

Impostala su Italiano e una conferma di prenotazione arriva come «Conferma: Taglio presso Studio Vandaag» invece di «Bevestiging: …». È un'unica impostazione per tutto lo studio, quindi non la scegli per singolo cliente.

C'è un'eccezione, ed è a favore dei tuoi clienti. Un cliente con un account Bookbaar può scegliere la propria lingua nel suo profilo e, se l'ha fatto, la sua prevale per i messaggi che riceve: la stessa prenotazione, scritta come la legge quella persona. I clienti che hanno prenotato come ospiti non hanno un account in cui conservare una preferenza, quindi ricevono i messaggi nella lingua del tuo studio.

Oggi questo vale per tutte le email che inviamo: conferme degli appuntamenti, richieste, promemoria, modifiche, cancellazioni, approvazioni e rifiuti, fatture e ricevute di pagamento, la richiesta di recensione dopo una visita, gli inviti che mandi al tuo team e gli avvisi che ricevi tu su scorte basse o crediti SMS in esaurimento.

Anche le notifiche sul telefono la seguono. L'avviso che il tuo team riceve per una nuova prenotazione, e quello che un cliente riceve il giorno prima del suo appuntamento o quando approvi, rifiuti o cancelli la prenotazione, sono scritti ciascuno nella lingua di quella persona: così una stessa prenotazione può avvisare un responsabile in inglese e un collega in italiano, sullo stesso schermo. Gli orari indicati seguono l'orologio del tuo studio, non quello di chi legge.

E così gli SMS, che completano il quadro. Una conferma, una richiesta ricevuta, un promemoria, una cancellazione e l'invito a riprenotare sono scritti ciascuno nella lingua del cliente, con data e ora secondo le convenzioni e l'orologio del tuo studio. Ogni canale che usiamo per conto tuo segue ora la stessa regola.

I tuoi interruttori per gli SMS ora funzionano davvero. In Impostazioni → Notifiche ogni tipo di SMS (prenotazione, promemoria 24 ore prima, cancellazione, invito a riprenotare, compleanno) ha il suo interruttore. Fino a poco tempo fa tre di questi non facevano nulla: gli SMS di prenotazione, promemoria e cancellazione partivano sia con l'interruttore acceso sia spento, e ciascuno ti costava comunque un credito. Ora fanno quello che dicono.

Da sapere se non hai mai toccato quella schermata: gli SMS di cancellazione sono disattivati per impostazione predefinita, quindi se vuoi che un cliente riceva un SMS quando il suo appuntamento viene cancellato, attiva quell'interruttore. Il cliente riceve comunque l'email di cancellazione, e la notifica dell'app se ce l'ha: l'interruttore controlla solo l'SMS.

Il tuo messaggio di compleanno è l'unico SMS che non traduciamo, ed è voluto: una volta che l'hai scritto, sono parole tue, e ogni cliente le riceve esattamente come le hai scritte. Solo il testo iniziale che ti suggeriamo segue la tua lingua di comunicazione. Se nel testo usi {studio}, viene sostituito con il nome del tuo studio.

Le fatture sono l'unica eccezione, e volutamente. Una fattura è scritta nella lingua di chi la legge, ma i formati dei numeri (dove va la virgola, l'ordine della data) restano quelli del giorno in cui è stata emessa. Se trasferisci il tuo studio in un altro paese, le fatture già inviate continuano a leggersi come prima: un documento non dovrebbe cambiare a posteriori. Il link di pagamento e la pagina della fattura nell'email si aprono nella stessa lingua dell'email.

Gestire il tuo studio dal telefono

Le pagine che usi ogni giorno (panoramica, prenotazioni, servizi) stanno in fondo allo schermo. Tutto il resto è sotto Altro, raggruppato come su un computer: calendario, clienti, ordini, messaggi, contratti e fatture del team sono tutti lì. Nulla della tua dashboard è disponibile solo da computer.

La checklist di configurazione nella tua dashboard tiene traccia di ciò che devi ancora completare, e se ti blocchi, scrivici.

Leggere il tuo fatturato

Sotto la checklist di configurazione, la tua dashboard mostra un numero: Fatturato · Questo mese, con sotto la cifra del mese scorso per il confronto.

Sono i soldi che le tue prenotazioni hanno effettivamente portato, presi dalle fatture e non dall'elenco degli appuntamenti. La distinzione conta, perché spiega le cose che di solito ci si chiede al riguardo:

• Un rimborso lo abbassa. Se rimborsi una prenotazione, la nota di credito storna la fattura, quindi la prenotazione smette di contare. Se ne rimborsi solo una parte, per esempio trattenendo una penale per cancellazione tardiva, conta ancora solo la parte che hai trattenuto.
• Una fattura non pagata non conta. Una prenotazione che qualcuno non ha ancora pagato non è fatturato, comunque appaia nel tuo calendario. Entra in questo numero il giorno in cui viene pagata.
• Una visita con più servizi è una sola fattura. Se la segni come pagata da uno qualsiasi dei suoi servizi, l'intera fattura viene registrata come pagata, per l'importo della fattura, non solo per il servizio che hai aperto. I punti fedeltà funzionano allo stesso modo: il cliente li guadagna sull'intera visita, una sola volta, quando viene chiuso il suo ultimo servizio.
• Un rimborso conta nel mese in cui hai restituito i soldi, non nel mese della prenotazione originale. È voluto: così un mese chiuso smette di cambiare, e confrontare questo mese con il precedente significa confrontare due cifre definitive.

Il mese segue l'orologio del tuo studio, nel fuso orario del tuo studio: non il nostro e non quello del tuo cliente. Un pagamento alle undici e mezza dell'ultima sera del mese appartiene a quel mese.

Le vendite di prodotti dal negozio non sono ancora comprese in questo numero; copre solo le prenotazioni.