Terug naar hulp

Verlof en vakantie

Teamleden vragen verlof aan; jij keurt het goed of wijst het af. Goedkeuren sluit hun agenda voor die dagen — en regelt de afspraken die er al in staan.

Een aanvraag goedkeuren

1. Open Team → Verlof.
2. Aanvragen die op jou wachten staan op In afwachting. Tik op een kaart voor de reden, de datums en een eventuele notitie.
3. Kies Goedkeuren of Afwijzen.

Staan er afspraken van het teamlid in die dagen, dan zie je dat vóór je goedkeurt:

Er vallen 3 geboekte afspraken in deze periode. Bij goedkeuring worden die geannuleerd, betalingen worden terugbetaald en de klanten krijgen bericht.

Daar is die stap voor. Vakantie goedkeuren en drie afspraken van klanten annuleren mag nooit dezelfde onaangekondigde klik zijn.

Wat goedkeuren doet

• De agenda van het teamlid is voor die dagen gesloten, dus er kunnen geen nieuwe boekingen bij komen.
• Afspraken die er al in staan worden geannuleerd — net zoals een annulering vanaf de boekingenpagina. Betaalde afspraken worden terugbetaald, onbetaalde facturen worden geannuleerd zodat niemand met een openstaande betaallink blijft zitten, tegoeden uit bundels en stempelkaarten komen terug, en elke klant krijgt bericht.
• Wat niet geannuleerd kon worden, wordt gemeld: "1 afspraak kon niet worden geannuleerd." Meestal is de terugbetaling dan niet gelukt. Het verlof is wél goedgekeurd — annuleer de resterende afspraak via Boekingen zodra de betaling is opgelost.

Afspraken die al geweest zijn, blijven staan. Ziekteverlof goedkeuren voor vorige week betaalt de klanten die wél geholpen zijn niet terug.

Afspraken buiten de datums blijven ongemoeid, ook die op de dag direct na de periode.

Automatisch goedkeuren

Onder Instellingen → Verlof kun je een reden zichzelf laten goedkeuren — ziekte is de gebruikelijke, zodat niemand op jou hoeft te wachten om ziek te zijn.

Twee dingen om te weten:

• Dien jij een aanvraag in voor iemand, dan werkt automatisch goedkeuren zoals je verwacht: de agenda gaat dicht en afspraken in die periode worden geannuleerd.
• Dient een teamlid zijn eigen aanvraag in en staan er afspraken in die periode, dan keurt die zichzelf niet goed. De aanvraag komt bij jou terecht als in afwachting, en het teamlid krijgt te horen waarom. Afspraken annuleren betaalt jouw klanten terug van jouw rekening, dus dat blijft jouw beslissing — en misschien zet je de afspraken liever bij iemand anders neer dan ze te annuleren. Is de agenda leeg, dan wordt de aanvraag gewoon automatisch goedgekeurd.

Goedgekeurd verlof annuleren

Plannen veranderen: iemand komt eerder terug, of je hebt verlof per ongeluk goedgekeurd.

1. Open Team → Verlof en zoek de goedgekeurde aanvraag op.
2. Tik op Verlof annuleren en bevestig.

Het verlof verdwijnt en de agenda van het teamlid gaat voor die dagen weer open, dus er kunnen weer nieuwe boekingen in komen.

Twee dingen doet het niet:

• Afspraken die bij het goedkeuren zijn geannuleerd komen er niet mee terug. Een annulering is definitief — de klant heeft bericht gehad en zijn geld terug — dus opnieuw inplannen betekent een nieuwe afspraak maken. Datzelfde geldt voor een aanvraag afwijzen of verwijderen.
• Het maakt een verlof niet korter. Heeft iemand de eerste vier dagen opgenomen en komt hij daarna terug, dan haal je met annuleren de hele periode weg — inclusief de vastlegging van de dagen die hij wél vrij was. Vraag hem om een nieuwe aanvraag voor alleen die dagen als je dat vastgelegd wilt hebben.

Teamleden kunnen hun eigen aanvraag annuleren zolang die nog bij jou ligt. Heb je hem eenmaal goedgekeurd, dan is annuleren aan jou — daar vragen ze je om.

Zelf dagen sluiten

Verlof is één ingang op de agenda; Team → Verlof → Uitzonderingen is de andere. Die gebruik je voor de dagen die niemand aanvraagt — kerst, een verbouwingsweek, een vrijdag waarop je 's middags dichtgaat — voor de hele studio of voor één persoon.

1. Open Team → Verlof en ga naar het tabblad Uitzonderingen.
2. Tik op Uitzondering toevoegen.
3. Kies bij Van toepassing op: de hele studio, of één teamlid.
4. Kies Gesloten voor een hele dag, of Aangepaste uren voor een kortere dag.
5. Kies de datums (en de uren, bij aangepaste uren) en sla op.

De afspraken die al in die dagen staan worden geregeld, net als bij het goedkeuren van verlof. Terwijl je het formulier nog invult zie je er hoeveel het zijn:

Er vallen 3 geboekte afspraken buiten deze uren; die worden bij opslaan geannuleerd en terugbetaald.

Bij opslaan vragen we je het te bevestigen. De afspraken worden op de juiste manier geannuleerd — betaalde terugbetaald, onbetaalde facturen geannuleerd, tegoeden terug, elke klant krijgt bericht — en afspraken die al geweest zijn blijven ongemoeid.

Aangepaste uren werken hetzelfde, maar dan op de uren in plaats van de dag: om 13:00 sluiten annuleert de afspraak van 18:00 en laat die van 10:00 precies staan.

Eén afspraak laten doorgaan op een dag die je sluit

Soms is de studio dicht maar moet één afspraak toch doorgaan. Doe het dan in deze volgorde:

1. Geef dat teamlid eerst een uitzondering met Aangepaste uren op die datum, rond de afspraak heen.
2. Sluit daarna de hele studio voor die datum.

De eigen uitzondering van een persoon gaat vóór een studiobrede, dus zijn dag blijft open en zijn afspraak overleeft de sluiting — die van alle anderen wordt geannuleerd. Andersom annuleer je de afspraak eerst, en een annulering kun je niet terugdraaien.

Een uitzondering wijzigen of verwijderen

Tik op een uitzondering om die te bewerken. Verplaats je hem naar andere datums, dan wordt geannuleerd wat op die nieuwe datums nodig is — en dat zie je eerst.

Hem van een dag afhalen, korter maken of verwijderen heropent de agenda en verder niets. Afspraken die al geannuleerd waren komen daar niet mee terug — een annulering is definitief, de klant heeft bericht gehad en zijn geld terug — dus opnieuw inplannen betekent een nieuwe afspraak maken.

Sluitingen die uit verlof komen

Keur je verlof goed, dan verschijnen de gesloten dagen ook in deze lijst, met Uit goedgekeurd verlof erbij. Die kun je hier niet bewerken of verwijderen — ze horen bij de aanvraag die ze heeft gemaakt, en de datums op dit scherm veranderen zou de aanvraag laten zeggen dat iemand weg is terwijl zijn agenda weer open staat.

Tik op de knop op de kaart om naar het tabblad Verlof te springen en annuleer de aanvraag daar. Daarmee gaat de agenda in één keer weer open.

Voor teamleden

Je eigen aanvragen vind je onder Mijn werk → Verlof. Voor je indient laat het formulier zien hoeveel afspraken je in de gekozen datums hebt staan, zodat de uitkomst nooit een verrassing is.