Een factuur betalen
Wanneer een studio je iets in rekening brengt — voor een boeking, een bestelling of iets anders — krijg je een factuur. Is die nog niet betaald, dan kun je hem op een paar manieren voldoen.
Via de e-mail
Elke factuurmail heeft een "Betaal nu"-knop. Die opent een beveiligde betaalpagina waar je met iDEAL of kaart betaalt. De link is persoonlijk voor die factuur en verloopt na een paar dagen; is hij verlopen, vraag de studio hem opnieuw te sturen, of betaal via je account.
Via je account
Heb je met een account geboekt, open dan Facturen. Onbetaalde facturen tonen een Betaal nu-knop die dezelfde betaalpagina opent. Je kunt ook een afspraak openen onder Mijn boekingen en de factuur daar betalen.
Met een QR-code
In de studio kan de eigenaar een QR-code voor een factuur laten zien — scan hem met de camera van je telefoon en je belandt op de betaalpagina.
Kortingen en cadeaubonnen op je factuur
Heb je een kortingscode, spaarpunten of een volle stempelkaart gebruikt, dan staat de korting als aparte regel op je factuur en is het totaal echt lager — btw inbegrepen. Je rekening is dus kleiner, het is geen tegoed dat ergens blijft staan.
Een cadeaubon of bundeltegoed werkt anders: de factuur toont nog steeds de volle prijs van wat je hebt geboekt, omdat je dat deel eerder al betaalde toen je de bon of bundel kocht. Onder het totaal zie je Reeds betaald en Te betalen — dat laatste bedrag brengt de betaalknop in rekening, en is het enige dat je nog verschuldigd bent.
Dekte de cadeaubon de hele boeking, dan hoef je niets meer te betalen en komt de factuur binnen met de status Betaald.
Als een betaling niet lukt
De betaalpagina laat zien hoe het ervoor staat:
- Betaling is niet gelukt: je hebt het betaalscherm gesloten, of je bank heeft geweigerd. De factuur staat nog open; druk op Opnieuw proberen.
- Betaling wordt verwerkt: je bank heeft nog niet bevestigd. Wacht even; de pagina werkt zichzelf bij.
- Deze betaling kan niet meer worden afgerond: neem contact op met de studio als je de factuur nog wilt betalen.
Na het betalen
Je krijgt een bon per e-mail en de factuur springt op Betaald. Je kunt hem altijd bekijken of downloaden via Facturen.
Wanneer je factuur aankomt
Je factuurmail wordt verstuurd zodra je boeking rond is, zodat wat je ontvangt altijd bij een boeking hoort die echt bestaat. Wordt een tijdslot bezet in het moment tussen kiezen en bevestigen, dan sturen we niets — je kiest gewoon een ander tijdstip en boekt opnieuw.
Als je geld terugkrijgt
Bij een terugbetaling hoort een creditnota — een document dat de oorspronkelijke factuur terugdraait. Is maar een deel terugbetaald (bijvoorbeeld omdat er annuleringskosten zijn ingehouden), dan dekt de creditnota alleen dat terugbetaalde bedrag, en komt de btw erop overeen met de btw die je over dat deel oorspronkelijk betaalde.
Wanneer moet het betaald zijn?
Op een onbetaalde factuur staat een vervaldatum — de betaaltermijn van de studio, geteld vanaf de dag van uitgifte. Die stelt elke studio zelf in (standaard 14 dagen).
De "Betaal nu"-link in je mail verloopt eerder, na 72 uur. Dat is een beveiliging op de link, niet de betaaltermijn: is hij verlopen, open dan de factuur vanuit je account en betaal daar.
Waarom er "0% (Vrijgesteld)" op een regel staat
Op de meeste regels van je factuur staat gewoon een btw-percentage. Draagt een regel geen btw, dan zegt de factuur er ook bij waarom — "0% (Vrijgesteld)", "0% (Nultarief)" of "0% (Buiten de btw-heffing)". Ze lijken op elkaar, maar betekenen iets anders, en die toelichting staat er zodat je factuur duidelijk is als je hem aan je boekhouder geeft of als zakelijke kosten opvoert.
Een cadeaubon of bundel die je koopt staat als buiten de btw-heffing: tegoed kopen is zelf geen belaste aankoop. De btw volgt later, op de factuur van datgene waar je het tegoed aan besteedt.
Wat er op de factuur staat
Op elke factuur staat het volledige adres van de studio, inclusief het land. Dat is geen opsmuk: een factuur moet duidelijk maken wie de dienst heeft geleverd, en het land bepaalt welke btw-regels golden. Het land staat er in jouw taal — op een Nederlandse factuur "Nederland", op een Engelse "Netherlands".
Onder het adres staan de bedrijfsnummers van de studio, genoemd zoals het eigen land ze noemt: bij een Nederlandse studio het KVK-nummer en het btw-id, bij een Italiaanse de P. IVA (het btw-nummer), de C.F. (de fiscale code) en, voor een bedrijf, het REA-nummer. Ze laten zien welk ingeschreven bedrijf je hebt betaald.
"Proforma" in plaats van "Factuur"
In sommige landen is een factuur pas juridisch een factuur zodra het nationale belastingsysteem hem heeft geaccepteerd. Zit je studio in zo'n land en is dat systeem niet via ons gekoppeld, dan staat er Proforma op het document dat je van ons krijgt: een correct en volledig overzicht van wat je hebt betaald, maar de wettelijke factuur komt uit het eigen systeem van de studio.
Overal elders — vandaag Nederland — verandert er niets. Jouw document is de factuur.
Wie je factuur kan zien
Je factuur is privé voor de mensen die bij je afspraak betrokken zijn: jij, de studio en het teamlid dat je boeking behandelt — niemand anders. Het teamlid ziet hem alleen voor afspraken die echt aan hen zijn toegewezen.