Terug naar hulp

Boekingen goedkeuren of afwijzen

Wil je elke boeking eerst zelf bekijken? Zet automatisch goedkeuren uit in je boekingsinstellingen. Nieuwe boekingen komen dan binnen als aanvraag, en er staat niets vast tot jij het zegt.

Waar aanvragen verschijnen

Op twee plekken, en ze lopen altijd gelijk:

• Je dashboard — de lijst Boekingen ter goedkeuring op je overzicht.
• Je e-mail — elke eigenaar krijgt per aanvraag een bericht met de knoppen Goedkeuren en Afwijzen.

De e-mail komt binnen in de taal die je hebt gekozen bij Taal voor e-mails en meldingen die je ontvangt.

Beslissen vanuit de e-mail

Tik op Goedkeuren of Afwijzen en je komt op een pagina met de boeking erop — voor wie, welke dienst, wanneer en de prijs. Even controleren, en met één tik bevestigen.

Je hoeft niet ingelogd te zijn. De link is ondertekend en persoonlijk, dus hij werkt direct vanaf je telefoon.

Een paar dingen om te weten:

• De link is 72 uur geldig. Daarna beslis je via je dashboard — er gaat niets verloren, de aanvraag staat gewoon nog te wachten.
• Eén beslissing per boeking. Heb jij (of een collega) hem al afgehandeld, dan zegt de pagina dat, in plaats van er nog een tweede beslissing overheen te doen.
• Afwijzen betaalt de klant terug. Is er al betaald, dan wordt dat bedrag automatisch teruggestort als onderdeel van de afwijzing.

Beslissen vanuit het dashboard

Open Boekingen ter goedkeuring op je overzicht, open de aanvraag en kies Goedkeuren of Afwijzen. Dezelfde uitkomst als via de e-mail — het is dezelfde beslissing, alleen een andere deur.

Is de aanvraag ergens anders al afgehandeld — via de e-mail, door een teamlid of vanaf een ander apparaat — dan zegt het dashboard dat in gewone woorden ("Deze boeking kan niet worden bijgewerkt in de huidige status") en verandert er niets. Sluit het venster en ververs de pagina om te zien waar hij is beland.

Wat de klant ziet

• Goedgekeurd — een bevestigingsmail met de gegevens van de afspraak. Hij staat nu in beide agenda's.
• Afgewezen — een bericht dat de afspraak niet doorgaat, plus een automatische terugbetaling als er al betaald was.

Hoe dan ook hoort de klant iets van je, dus een aanvraag blijft nooit stil.

Wie mag goedkeuren

Alleen de eigenaar van de studio. Je team kan boekingen wel zien, maar beslissen over een aanvraag is iets van de eigenaar — volgt een teamlid een goedkeuringslink, dan krijgt het te zien dat het daar geen rechten voor heeft.

Is een boeking aan een specifiek teamlid toegewezen, dan krijgt diegene er ook een mail over, zodat duidelijk is wat eraan komt.

Goedkeuring weer uitzetten

Ga naar Instellingen → Boekingen en zet automatisch goedkeuren weer aan. Nieuwe boekingen zijn dan meteen bevestigd en er gaan geen aanvraagmails meer uit. Aanvragen die al klaarstaan wachten nog wel op jouw beslissing.

Een boeking afwijzen die de klant al betaald heeft

Was de boeking online betaald, dan doet afwijzen twee dingen in plaats van één: het geld gaat terug via Mollie, en er wordt een creditfactuur gemaakt bij de oorspronkelijke factuur. Die creditfactuur is wat je boekhouding en de Belastingdienst nodig hebben — een betaalde factuur kan niet zomaar verdwijnen, die moet worden teruggedraaid door een tweede document dat dat vastlegt.

Je ziet ze daarna allebei: de oorspronkelijke factuur blijft in je lijst staan met de status terugbetaald, met daarnaast een creditfactuur voor het bedrag dat terugging.

Dat geldt ook als je een betaling rechtstreeks in je Mollie-dashboard terugbetaalt in plaats van via Bookbaar: de factuur wordt op terugbetaald gezet zodra Mollie het ons doorgeeft, en je dashboard vraagt je dan om de creditfactuur aan te maken — één klik, zodat de terugboeking netjes gedocumenteerd is.

Dit werkt hetzelfde of je nu afwijst via de knop Afwijzen in de e-mail met het boekingsverzoek of vanuit je dashboard. Heb je annuleringskosten ingehouden, dan dekt de creditfactuur alleen het terugbetaalde deel — het verschil is wat je daadwerkelijk hebt verdiend.

Creditfacturen hebben hun eigen nummering, los van je facturen: een factuur is 2026-0007, een creditfactuur CN-2026-0003. Dat is bewust apart geteld — zou een creditfactuur het volgende factuurnummer pakken, dan zat er een gat in je factuurnummering op elke plek waar je er een hebt gestuurd, en een onverklaard gat in een factuurreeks is precies waar de Belastingdienst naar vraagt. Twee creditfacturen die op hetzelfde moment ontstaan krijgen twee verschillende nummers, dus een drukke ochtend vol annuleringen kan niet botsen.

Als een creditfactuur ontbreekt

Heel soms lukt de terugbetaling wél en wordt de creditfactuur erachter niet gemaakt — een hik tussen ons en Mollie, op de verkeerde seconde. Dan laten we je dat niet via je boekhouder ontdekken.

Je ziet het op twee plekken:

• Je overzicht, als Terugbetalingen zonder creditfactuur, met een aantal.
• Je facturen, waar de regel in het rood creditfactuur ontbreekt zegt. Met het filter Creditfactuur → Ontbreekt zie je alleen die.

Open de factuur en kies Creditfactuur maken. We maken hem op basis van de terugbetaling die daadwerkelijk is gedaan, dus hield je annuleringskosten in, dan dekt de creditfactuur alleen het deel dat je klant terugkreeg. Zodra hij bestaat verdwijnt de regel automatisch uit dat lijstje — je hoeft niets af te vinken.

Zien onze eigen gegevens de terugbetaling niet, dan gokken we niet maar vragen we het aan Mollie — en zeggen we welke van deze drie het is:

• Mollie heeft de terugbetaling. Wij nemen hem over in je boeken en maken de creditfactuur in dezelfde klik. Verder hoef je niets te doen.
• Mollie heeft geen terugbetaling op die betaling. Dan is de terugbetaling nooit doorgegaan: het geld staat nog bij jou, dus zetten we de factuur terug op betaald. Wilde je toch terugbetalen, doe het dan opnieuw vanuit de boeking.
• De terugbetaling wordt nog verwerkt. Een terugbetaling heeft even nodig om bij Mollie geregistreerd te staan. Was jij er eerder, dan zeggen we dat en vragen we je het over een paar minuten opnieuw te proberen — beter dan een document maken voor geld dat nog onderweg is. Een terugbetaling van de afgelopen minuten staat om dezelfde reden nog niet in het lijstje.

Kunnen we Mollie even niet bereiken, dan zeggen we dat ook, en schrijven we niets. Bekijk de betaling dan in je Mollie-dashboard en laat ons weten wat je ziet — liever zeggen we "we weten het nog niet" dan dat we een belastingdocument verzinnen.