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Assenze e ferie

I membri del team chiedono un'assenza; tu la approvi o la neghi. Approvarla chiude il loro calendario in quelle date, e si occupa degli appuntamenti già prenotati in quei giorni.

Approvare una richiesta

1. Apri Team → Assenze.
2. Le richieste in attesa della tua decisione compaiono come In attesa. Tocca una scheda per vedere il motivo, le date ed eventuali note.
3. Scegli Approva o Nega.

Se il membro ha appuntamenti prenotati in quelle date, la conferma te lo dice prima che tu approvi:

3 appuntamenti prenotati cadono in questo periodo. Approvando, verranno cancellati, i pagamenti verranno rimborsati e i clienti riceveranno una notifica.

Questo passaggio serve proprio a mostrarti quel numero. Approvare una vacanza e cancellare gli appuntamenti di tre clienti non dovrebbe mai essere lo stesso clic, senza preavviso.

Cosa fa l'approvazione

• Il calendario del membro viene chiuso in quelle date, così non possono arrivare nuove prenotazioni.
• Gli appuntamenti già prenotati nel periodo vengono cancellati, esattamente come una cancellazione dalla pagina delle prenotazioni. Gli appuntamenti pagati vengono rimborsati, le fatture non pagate vengono annullate così nessuno resta con un link di pagamento attivo, i crediti di pacchetti e carnet vengono restituiti e ogni cliente riceve una notifica.
• Tutto ciò che non è stato possibile cancellare viene segnalato: «1 appuntamento non è stato cancellato». Di solito significa che un rimborso non è andato a buon fine. L'assenza resta comunque approvata: cancella l'appuntamento rimanente da Prenotazioni dopo aver sistemato il pagamento.

Gli appuntamenti che si sono già svolti non vengono toccati. Approvare un'assenza per malattia della settimana scorsa non rimborsa i clienti che sono stati effettivamente serviti.

Gli appuntamenti fuori dalle date non vengono toccati, compresi quelli del giorno subito dopo la fine del periodo.

Approvazione automatica

In Impostazioni → Assenze puoi far approvare automaticamente le richieste con un determinato motivo: di solito la malattia, così nessuno deve aspettare il tuo via libera per potersi ammalare.

Due cose da sapere:

• Quando sei tu a inviare una richiesta per qualcuno, l'approvazione automatica funziona come ti aspetti: il calendario si chiude e gli eventuali appuntamenti nel periodo vengono cancellati.
• Quando è un membro a inviare la propria richiesta e ha appuntamenti prenotati in quel periodo, la richiesta non si approva da sola. Ti arriva invece come richiesta In attesa, e al membro viene spiegato il perché. Cancellare appuntamenti rimborsa i tuoi clienti dal tuo account, quindi la decisione resta tua, e potresti preferire spostare gli appuntamenti a qualcun altro invece di cancellarli. Se il suo calendario è libero, la richiesta si approva da sola come di consueto.

Annullare un'assenza già approvata

I programmi cambiano: qualcuno rientra prima, oppure una vacanza è stata approvata per errore.

1. Apri Team → Assenze e trova la richiesta approvata.
2. Tocca Annulla l'assenza e conferma.

L'assenza viene rimossa e il calendario del membro si riapre in quelle date, così possono arrivare di nuovo prenotazioni.

Due cose che non fa:

• Non riporta indietro gli appuntamenti cancellati al momento dell'approvazione. Una cancellazione è definitiva (il cliente è stato avvisato e rimborsato), quindi riprenotare significa creare un nuovo appuntamento. Lo stesso vale se neghi o elimini una richiesta.
• Non accorcia una vacanza. Se qualcuno ha preso i primi quattro giorni ed è rientrato prima, l'annullamento rimuove l'intero periodo, e con esso la traccia dei giorni effettivamente presi. Se vuoi che restino registrati, chiedigli di inviare una nuova richiesta solo per quei giorni.

I membri del team possono annullare la propria richiesta finché è ancora in attesa della tua decisione. Una volta approvata, l'annullamento spetta a te: te lo chiederanno.

Chiudere dei giorni in autonomia

Le assenze sono una porta sul calendario; Team → Assenze → Eccezioni è l'altra. Usala per i giorni che nessuno ha chiesto (Natale, una settimana di lavori, un venerdì in cui chiudi a pranzo) per tutto lo studio o per una sola persona.

1. Apri Team → Assenze e passa alla scheda Eccezioni.
2. Tocca Aggiungi eccezione.
3. Scegli Applica a: tutto lo studio, oppure un membro del team.
4. Scegli Chiuso per un giorno intero, oppure Orari personalizzati per una giornata a orario ridotto.
5. Scegli le date (e gli orari, per gli orari personalizzati) e salva.

Gestisce gli appuntamenti già prenotati in quei giorni, esattamente come l'approvazione di un'assenza. Mentre compili ancora il modulo ti dice quanti sono:

3 appuntamenti prenotati cadono fuori da questi orari: al salvataggio verranno cancellati e rimborsati.

Al salvataggio ti viene poi chiesto di confermare. Gli appuntamenti vengono cancellati come si deve (quelli pagati rimborsati, le fatture non pagate annullate, i crediti restituiti, ogni cliente avvisato) e quelli già svolti non vengono toccati.

Gli orari personalizzati funzionano allo stesso modo, sulle ore invece che sul giorno: chiudere alle 13:00 cancella l'appuntamento delle 18:00 e lascia quello delle 10:00 esattamente dov'è.

Mantenere un appuntamento in un giorno di chiusura

A volte lo studio è chiuso ma un appuntamento deve svolgersi comunque. Procedi in questo ordine:

1. Prima, dai a quel membro del team un'eccezione con Orari personalizzati in quella data, che copra l'appuntamento.
2. Poi chiudi tutto lo studio in quella data.

L'eccezione di una singola persona prevale su quella dello studio, quindi la sua giornata resta aperta e il suo appuntamento sopravvive alla chiusura, mentre quelli di tutti gli altri vengono cancellati. Se fai il contrario, l'appuntamento viene cancellato per primo, e una cancellazione non si può annullare.

Modificare o rimuovere un'eccezione

Tocca un'eccezione per modificarla. Spostarla su date diverse cancella ciò che le nuove date richiedono di cancellare, e te lo dice prima.

Toglierla da un giorno spostandola, accorciarla o eliminarla riapre il calendario e nient'altro. Non riporta indietro gli appuntamenti già cancellati (una cancellazione è definitiva, il cliente è stato avvisato e rimborsato), quindi riprenotare significa creare un nuovo appuntamento.

Chiusure che derivano da un'assenza

Quando approvi un'assenza, anche le date chiuse compaiono in questo elenco, con l'etichetta Da un'assenza approvata. Queste non puoi modificarle né eliminarle da qui: appartengono alla richiesta che le ha create, e cambiarne le date da questa schermata farebbe sì che la richiesta indichi ancora la persona come assente mentre il suo calendario è di nuovo aperto.

Tocca il pulsante sull'eccezione per passare alla scheda Assenze e annulla lì la richiesta. Questo riapre il calendario in un solo passaggio.

Per i membri del team

Trovi le tue richieste in Il mio lavoro → Assenze. Prima dell'invio, il modulo ti dice quanti appuntamenti hai nelle date che hai scelto, così l'esito non ti sorprende.