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Approva o rifiuta le prenotazioni

Se preferisci controllare ogni prenotazione prima che sia definitiva, disattiva l'approvazione automatica nelle impostazioni delle prenotazioni. Le nuove prenotazioni arrivano allora come richieste, e nulla è confermato finché non lo dici tu.

Dove compaiono le richieste

In due posti, che restano sempre allineati:

• La tua dashboard: l'elenco Prenotazioni da approvare nella panoramica.
• La tua email: ogni titolare riceve un messaggio per ogni richiesta, con i pulsanti Approva e Rifiuta.

L'email arriva nella lingua che hai scelto in Lingua delle email e delle notifiche che ricevi.

Decidere dall'email

Tocca Approva o Rifiuta e arrivi a una pagina che mostra la prenotazione: per chi è, quale servizio, quando e il prezzo. Controllala, poi conferma con un tocco.

Non serve aver effettuato l'accesso. Il link è firmato e personale, quindi funziona direttamente dal telefono.

Alcune cose da sapere:

• Il link vale per 72 ore. Dopo, decidi dalla dashboard: non si perde nulla, la richiesta è ancora lì che aspetta.
• Una sola decisione per prenotazione. Se l'hai già gestita tu (o un collega), la pagina te lo dice invece di decidere due volte.
• Rifiutare rimborsa il cliente. Se aveva già pagato, il rimborso viene emesso automaticamente insieme al rifiuto.

Decidere dalla dashboard

Apri Prenotazioni da approvare nella panoramica, apri la richiesta e scegli Approva o Rifiuta. Il risultato è lo stesso dell'email: è la stessa decisione, cambia solo da dove la prendi.

Se la richiesta è già stata gestita altrove (dall'email, da un membro del team o da un altro dispositivo), la dashboard te lo dice chiaramente («Questa prenotazione non può essere aggiornata nel suo stato attuale») e non cambia nulla. Chiudi la finestra e aggiorna la pagina per vedere com'è andata.

Cosa vede il cliente

• Approvata: un'email di conferma con i dettagli dell'appuntamento. Ora è in entrambi i vostri calendari.
• Rifiutata: un messaggio che l'appuntamento non avrà luogo, più un rimborso automatico se aveva pagato.

In entrambi i casi riceve una tua risposta, quindi una richiesta non resta mai senza seguito.

Chi può approvare

Solo il titolare dello studio. Il tuo team può vedere le prenotazioni, ma decidere su una richiesta spetta al titolare: se un membro del team apre un link di approvazione, gli viene detto che non ha i permessi.

Se una prenotazione è assegnata a un membro specifico del team, anche lui riceve un'email, così sa cosa lo aspetta.

Riattivare l'approvazione automatica

In Impostazioni → Regole di prenotazione, riattiva l'approvazione automatica. Le nuove prenotazioni vengono allora confermate subito e non vengono inviate email di richiesta. Le richieste già in attesa hanno comunque bisogno della tua decisione.

Rifiutare una prenotazione che il cliente ha già pagato

Se la prenotazione è stata pagata online, rifiutarla fa due cose, non una: i soldi tornano indietro tramite Mollie, e viene emessa una nota di credito sulla fattura originale. La nota di credito è ciò che serve alla tua contabilità e al fisco: una fattura pagata non può semplicemente sparire, deve essere stornata da un secondo documento che lo dichiara.

Dopo li vedi entrambi: la fattura originale resta nel tuo elenco segnata come Rimborsata, con accanto una nota di credito per l'importo restituito.

Lo stesso vale se rimborsi un pagamento direttamente dalla tua dashboard Mollie invece che da Bookbaar: la fattura viene segnata come rimborsata non appena Mollie ce lo comunica, e la tua dashboard ti chiede di emettere la nota di credito, con un clic, così lo storno è documentato correttamente.

Funziona allo stesso modo sia che rifiuti dal pulsante Rifiuta nell'email di richiesta sia dalla dashboard. Se hai trattenuto una penale per cancellazione tardiva, la nota di credito copre solo la parte rimborsata, e la differenza è ciò che hai effettivamente guadagnato.

Le note di credito hanno una numerazione propria, separata da quella delle fatture: una fattura è 2026-0007, una nota di credito è CN-2026-0003. Sono contate separatamente di proposito: se una nota di credito prendesse il numero successivo delle fatture, la tua numerazione avrebbe un buco ovunque ne avessi emessa una, e un salto inspiegato nella sequenza delle fatture è proprio ciò su cui si concentra una verifica fiscale. Due note di credito emesse nello stesso istante ricevono due numeri diversi, così una mattinata piena di cancellazioni non può creare collisioni.

Quando manca una nota di credito

Molto di rado il rimborso va a buon fine ma la nota di credito corrispondente non viene emessa: un intoppo tra noi e Mollie, proprio nel momento sbagliato. Quando succede, non ti lasciamo scoprirlo dal tuo commercialista.

Lo vedi in due posti:

• La tua panoramica, come Rimborsi senza nota di credito, con un conteggio.
• Le tue fatture, dove la riga è segnata in rosso come nota di credito mancante. Il filtro Nota di credito → Mancante ti mostra solo quelle.

Apri la fattura e scegli Crea nota di credito. La emettiamo sulla base del rimborso effettivamente avvenuto, quindi se hai trattenuto una penale per cancellazione tardiva la nota di credito copre solo la parte che il tuo cliente ha riavuto. Una volta creata, la riga sparisce da sola da quell'elenco: non c'è nessuna casella da spuntare.

Se i nostri registri non mostrano il rimborso, chiediamo a Mollie invece di tirare a indovinare, e poi ti diciamo quale di tre cose è successa:

• Mollie ha il rimborso. Lo registriamo nella tua contabilità ed emettiamo la nota di credito con lo stesso clic. Non devi fare altro.
• Mollie non ha alcun rimborso su quel pagamento. Allora il rimborso non è mai avvenuto: i soldi sono ancora da te, quindi riportiamo la fattura a Pagata. Se volevi rimborsarla, rimborsala di nuovo dalla prenotazione.
• Il rimborso è ancora in fase di regolamento. I rimborsi impiegano un po' di tempo a risultare su Mollie, quindi se sei arrivato prima tu te lo diciamo e ti chiediamo di riprovare tra qualche minuto: meglio che emettere un documento per soldi ancora in movimento. Per lo stesso motivo, un rimborso degli ultimi minuti non compare affatto tra quelli mancanti.

Se in quel momento non riusciamo a raggiungere Mollie, te lo diciamo, e non emettiamo nulla. Controlla il pagamento nella tua dashboard Mollie e dicci cosa vedi: preferiamo dire «non lo sappiamo ancora» piuttosto che inventare un documento fiscale.